organogramma logo

ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ = ΟΡΓΑΝΩΣΗ = ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ

Η έννοια της οργανωτικής δομής μίας επιχείρησης περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο αυτή διαχειρίζεται το ανθρώπινο δυναμικό που διαθέτει και τις εργασίες που πρέπει να διετελεστούν ώστε να πετύχει τους στόχους της.

ti einai to organogramma

ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ;

Το οργανόγραμμα μίας επιχείρησης αποτελεί το βασικότερο δομικό της εργαλείο και είναι ταυτόσημο με την έννοια της οργάνωσης. Με άλλα λόγια, το οργανόγραμμα ορίζει τη σειρά και την κατεύθυνση προς τελικούς στόχους, εξυπηρετώντας το όραμα, τους σκοπούς και τις ενέργειες της επιχείρησης. Θα μπορούσαμε να αντιστοιχίσουμε ένα οργανόγραμμα με τον φέροντα σκελετό μίας οποιασδήποτε οικοδομής, που πάνω του θα στηρίξουμε τα υπόλοιπα κομμάτια της κατασκευής.

Το οργανόγραμμα είναι μία αποτύπωση της ιδανικής δομής που έχει επιλέξει μία επιχείρηση, απεικονίζοντας όλες τις ομάδες ομοειδών λειτουργιών αλλά και τις αντίστοιχες υποομάδες, οι οποίες σε συνεργασία μπορούν να οδηγήσουν την επιχείρηση στην επίτευξη του σκοπού της.

Σύμφωνα με έναν άλλο ορισμό, το οργανόγραμμα αποτελεί τη σχηματική απεικόνιση της οργανικής διάρθρωσης της επιχείρησης, παρουσιάζοντας γραφικά τις κύριες λειτουργίες και τις σχέσεις εξουσίας.

organogramma1
organogramma2

Σ’ αυτό το πλαίσιο, το οργανόγραμμα μίας επιχείρησης θα μπορούσε να ορισθεί και ως σχηματική απεικόνιση του σκελετού και της αρχιτεκτονικής μίας οργάνωσης, και πιο συγκεκριμένα, των μερών αυτής, των τμημάτων, των υποτμημάτων, των θέσεων εργασία και των σχέσεων εξουσίας που τα συνδέουν.

Συνεπώς, το οργανόγραμμα δεν είναι τίποτε άλλο από αυτό το επιχειρησιακό δομικό εργαλείο, το οποίο είναι συνώνυμο της οργανωτικής δομής μίας επιχείρησης και η σωστή του αποτύπωση είναι αναγκαία καθώς απεικονίζει την πλήρη εικόνα της επιχείρησης όπου κάθε στοιχείο ξεχωριστά αλλά ταυτόχρονα όλα τα στοιχεία μαζί συνάδουν στη δημιουργία ενός προϋπολογισμένου αποτελέσματος.

ΤΥΠΟΙ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

Υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τύποι οργανογραμμάτων. Ο καθένας από αυτούς αντιπροσωπεύει μία διαφορετική φιλοσοφία και εξυπηρετεί διαφορετικές λειτουργίες και ανάγκες των επιχειρήσεων.
organogramma type 1

ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΑΝΤΕΣΤΡΑΜΜΕΝΟΥ ΔΕΝΤΡΟΥ

organogramma type 2

ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΠΥΡΑΜΙΔΑ

organogramma type 3

ΚΥΚΛΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ

ΓΙΑΤΙ ΝΑ ΕΧΩ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ;

Η έννοια της οργανωτικής δομής ορίζεται ως ο τρόπος με τον οποίο είναι διευθετημένα να λειτουργούν τα διάφορα μέρη μίας επιχείρησης. Αποτελεί με άλλα λόγια το σύστημα των σχέσεων επικοινωνίας και εξουσίας που συνδέει το ανθρώπινο δυναμικό της επιχειρήσεις και τις ομάδες για την επίτευξη διαφόρων ενεργειών, οι οποίες θα οδηγήσουν στην υλοποίηση των τελικών στόχων της επιχείρησης.

question image

Γιατί όλες οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν οργανωτική δομή;

Οι επιχειρήσεις ως οργανισμοί επηρεάζουν έμμεσα ή άμεσα το μικροπεριβάλλον στο οποίο δραστηριοποιούνται. Φέρουν νομική, αστική και κοινωνική ευθύνη στα σύνολα ή υποσύνολα στα οποία προσφέρουν προϊόντα ή υπηρεσίες, ανεξάρτητα αν ο απώτερος σκοπός τους είναι το κέρδος. Η συνοχή, η αποτελεσματικότητα και η επιχειρησιακή ικανότητα μίας επιχείρησης βασίζεται κυρίως στην οργανωτική της δομή.

Η οργάνωση στο πλαίσιο μίας επιχείρησης αποτελεί το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού της το οποίο λειτουργεί έχοντας κοινό όραμα, κοινούς σκοπούς και συγκεκριμένους στόχους τόσο ανά άτομο όσο και ανά ομάδα. Κατ’ αυτόν τον τρόπο υπάρχουν πλαίσια που είθισται να ονομάζονται πολιτικές ή διαδικασίες, οι οποίες με τη σειρά τους καθορίζουν τις ενέργειες στο χρόνο καθώς και το αποτέλεσμα αυτών. Συνεπώς, κάθε άτομο είναι έτσι σε θέση να γνωρίζει το λόγο για τον οποίο βρίσκεται εκεί, τι ακριβώς θα πρέπει να κάνει και τι αναμένετε από αυτόν. Ξέρει σε ποιον πρέπει να αναφερθεί, από ποιον να πάρει βοήθεια και σε ποιον θα πρέπει να ζητήσει το οτιδήποτε.

Η λογική της οργανωτικής δομής μίας επιχείρησης, ανεξαρτήτως μεγέθους ή αντικειμένου, προσπαθεί να συντονίσει όλα αυτά τα επιμέρους υλικά και άυλα αγαθά (δηλ. τους πόρους), δομές και υποδομές, έτσι ώστε οι επιχειρήσεις εν τέλει να είναι κερδοφόρες, να διέπονται από καλή φήμη, να έχουν ευχαριστημένους εργαζόμενους, να προσφέρουν σωστά προϊόντα ή υπηρεσίες ενίοτε με κοινωνικές προεκτάσεις.

Ακόμα, η οργανωτική δομή βοηθά τα στελέχη της επιχείρησης να εντοπίσουν τις αρμοδιότητες τους αλλά και τις αρμοδιότητες των άλλων, επιτρέποντας έτσι την αποφυγή συγχύσεων για τη θέση κάθε ατόμου στην επιχείρηση. Έτσι, ορίζονται επ’ ακριβώς η ιεραρχία της επιχείρησης, τα τμήματα και οι εκχώρηση ευθυνών, η στρατηγική της επιχείρησης και τέλος, ο αριθμός των θέσεων εργασίας που θα συντάξουν την ομάδα κάθε τμήματος.

ΤΟ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΓΙΑ ΕΣΑΣ

Ο σκοπός και η απεικόνιση της οργανωτικής δομής, ανεξάρτητα από τον τύπο οργανογράμματος που υιοθετεί ένας οργανισμός, πρέπει να είναι αυτός που οργανώνει ή καθορίζει στο σύνολο, ανά κλάδο, ανά τμήμα, ανά πόστο, αποκλειστικά για την κάθε εταιρία ξεχωριστά, τα παρακάτω:

Καταμερισμός εργασίας

Καταμερισμός εργασίας

Προσδιορισμός εργασίας

Προσδιορισμός εργασίας

Καθορισμός αποτελεσμάτων

Καθορισμός αποτελεσμάτων

Κατανομή πόρων

Κατανομή πόρων

Διοχέτευση επικοινωνιών

Διοχέτευση επικοινωνιών

Διαχείριση έργου

Διαχείριση έργου

Κατεύθυνση εντολών

Κατεύθυνση εντολών

Επίπεδα λειτουργίας

Επίπεδα λειτουργίας

Άσκηση διοίκησης

Άσκηση διοίκησης

Τότε και μόνο τότε, μπορούμε να μιλάμε για οργανωμένο και δομημένο οργανικό περιβάλλον πάσης φύσεως (οργανισμός θεωρείται οποιοδήποτε σχήμα άνω των τριών ατόμων).

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ FAQ

Εάν η εταιρεία μου έχει λίγα άτομα, χρειάζεται εξακολουθητικά οργανόγραμμα;

Το οργανόγραμμα είναι ένα εργαλείο που δομεί και οργανώνει την οποιαδήποτε εταιρεία. Έχοντας αποτυπώσει όλες τις απαραίτητες ενέργειες που πρέπει να γίνονται για να υπάρχει η πλήρης ροή προς το πολύτιμο τελικό προϊόν ή υπηρεσία, φροντίζουμε ώστε να μην παραλείπονται ουσιαστικά βήματα. Το ίδιο το οργανόγραμμα έπειτα, θα φροντίσει ώστε η εταιρεία να συνεχίσει να στελεχώνεται ομαλά, με τις αναγκαίες θέσεις εργασίας, έτσι ώστε να επιτευχθεί ομαλή επέκταση. Συνεπώς ένα οργανόγραμμα που τοποθετείται σε μια μικρή επιχείρηση τριών ατόμων, θα την βοηθήσει να επεκταθεί ομαλά, ενώ το οργανόγραμμα που τοποθετείται σε μια μεγάλη επιχείρηση 100 ατόμων, θα βοηθήσει στο ξεκαθάρισμα ρόλων, την εγκαθίδρυση ξεκάθαρης δομής και μετέπειτα στην ομαλή εξάπλωση.

Είναι όλα τα οργανογράμματα ίδια;

Υπάρχουν πολλών ειδών οργανογράμματα στον κόσμο των επιχειρήσεων. Κάποια από αυτά είναι μόνο τυπικά και άνευ χρηστικής λειτουργίας, ενώ κάποια προσπαθούν να εδραιώσουν ουσιαστικά μια καλή δομή για την εταιρεία. Το πρότυπο οργανογράμματος που συνήθως χρησιμοποιεί η ΑΜΤ, είναι το οργανόγραμμα των 7 κλάδων που αναπτύχθηκε από το Hubbard Management System, και χρησιμοποιείται σε δεκάδες χιλιάδες επιτυχημένων επιχειρήσεων ανά τον κόσμο. Ο λόγος γι'αυτή την επιλογή είναι ότι μετά από συστηματική μελέτη στον χώρο της οργάνωσης, καταλήξαμε σε ένα τύπο οργανογράμματος που έχει μια ξεκάθαρη επιστημονική φιλοσοφία πίσω του και επιφέρει συστηματικά τα επιθυμητά αποτελέσματα στις επιχειρήσεις, χωρίς παρέκκληση. Παρ'όλα αυτά, ενώ ο σκελετός και η βασική δομή του οργανογράμματος είναι σταθερή, το κάθε οργανόγραμμα πικοίλει ευρέως από εταιρεία σε εταιρεία και φτιάχνεται μετά από ενδελεχή μελέτη της εκάστοτε εταιρικής δομής, η οποία σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί να πάρει και μήνες.

Πόσο καιρό θα πάρει για να φτιαχτεί το οργανόγραμμα της Εταιρείας μου;

Το διάστημα δημιουργίας ενός οργανογράμματος ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος μιας εταιρείας και την πολυπλοκότητα της δομής της. Μπορεί να πάρει από 2 μήνες στις πιο εύκολες των περιπτώσεων, μέχρι και 6 μήνες σε πολυσύνθετες εταιρείες μεγάλου μεγέθους.

Ποια είναι συνοπτικά τα οφέλη που έχει μια εταιρεία με την χρήση ενός σωστού οργανογράμματος;

- Ξεκάθαρη δομή και ρόλοι.
- Χειρισμός στις συγχύσεις που προκύπτουν όταν δεν έχουν ανατεθεί σαφείς αρμοδιότητες και ο καθένας δεν γνωρίζει τι αναμένεται από αυτόν.
- Σαφή ιεράρχηση των ατόμων και των ενεργειών.
- Παράλειψη των μη αναγκαίων ενεργειών για την αποκόμιση των τελικών προϊόντων της εταιρείας.
- Ακριβώς ορισμένα τελικά προϊόντα και υπηρεσίες που αναμένονται από την κάθε θέση, κλάδο, καθώς και από την εταιρεία συνολικά.
- Ηρεμία και λιγότερη σύγχυση στην διοίκηση.
- Ομαλή επέκταση της εταιρείας, με αύξηση στην κερδοφορία.
- Δημιουργία περισσότερου ελεύθερου χρόνου για τον διευθυντή/ ιδιοκτήτη, μέσω της διαδικασίας της περισσότερης οργάνωσης.

Ποια είναι τα βήματα που ακολουθεί η ΑΜΤ για την δημιουργία οργανογράμματος;

Η δημιουργία ενός οργανογράμματος, ξεκινάει με μια συνέντευξη με τον ιδιοκτήτη ή διευθυντή της εταιρείας για να αποσαφηνιστεί το εταιρικό όραμα και η γενική κατεύθυνση της εταιρείας όπως την επιθυμεί ο ίδιος. Ακολουθεί μια συστηματική μελέτη και αποτύπωση της υπάρχουσας δομής της εταιρείας, με συνεντεύξεις από όλα τα άτομα του προσωπικού, και στη συνέχεια, οι ειδικοί σύμβουλοι της ΑΜΤ κατασκευάζουν το νέο οργανόγραμμα των 7 κλάδων με βάση τα δεδομένα που έχουν μαζευτεί. Όταν αυτό είναι έτοιμο ως προσχέδιο, γίνεται μια πρώτη παρουσίαση στην διοίκηση της εταιρείας για να γίνουν τυχόν προσθήκες και διορθώσεις και στη συνέχεια, τελειοποιείται και εκτυπώνεται στην τελική του μορφή. Τοποθετείται σε περίοπτη θέση στην εταιρεία, και ακολουθεί μια εκπαίδευση στο προσωπικό για τον τρόπο λειτουργίας του νέου οργανογράμματος έτσι ώστε όλοι να έχουν όμοια κατανόηση.

Πόσο κοστίζει το οργανόγραμμα;

Η τιμή είναι κάτι που καθορίζεται από το μέγεθος μιας εταιρείας και την πολυπλοκότητα της δομής της. Ο τρόπος που καθορίζουμε την τιμή είναι με ένα ραντεβού με τον εξειδικευμένο σύμβουλο της ΑΜΤ, ο οποίος θα συζητήσει μαζί σου την σημερινή εικόνα της εταιρείας και θα καταλάβει τον βαθμό δυσκολίας και τον χρόνο του εγχειρήματος. Αυτοί οι δύο παράγοντες θα καθορίσουν την τιμή, η οποία θα συζητηθεί μαζί σου και θα βρεθεί ένας κοινώς αποδεκτός τρόπος αποπληρωμής.

Πώς παρακολουθώ μετά την δημιουργία του οργανογράμματος ότι όλες οι ενέργειες που ορίζονται σ'αυτό πραγματοποιούνται;

Ο τρόπος που γίνεται αυτό είναι με ένα σύστημα στατιστικών και γραφημάτων, το οποίο μετράει την παραγωγικότητα του κάθε βασικού πόστου στο οργανόγραμμα. Επίσης, προβλέπεται σε αυτό μια θέση εργασίας που ασχολείται με την συνεχή οργάνωση και παρακολούθηση της λειτουργίας του οργανογράμματος έτσι ώστε όλο και περισσότερο τα θετικά οφέλη του οργανογράμματος να είναι εμφανή και να βοηθούν την εταιρεία στην ομαλή της επέκταση.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΗΣΤΕ ΜΑΖΙ ΜΑΣ

ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΣΕ ΜΟΡΦΗ ΔΕΝΤΡΟΥ Ή ΑΝΤΕΣΤΡΑΜΜΕΝΟΥ ΔΕΝΤΡΟΥ

Ο πιο συνήθης τύπος οργανογράμματος που αφορά διοίκηση επιχειρήσεων, η οποία γίνεται κυρίως από ένα ή δύο άτομα χωρίς περαιτέρω διάρθρωση και καταμερισμό ευθυνών.

Αποτελεί τον πιο συνήθη τύπο, διότι θα μπορούσαμε να πούμε ότι είναι αυτοφυές. Συναντάται στο σύνολο των επιχειρήσεων, όπου ο επιχειρηματίας ή διαχειριστής χρησιμοποιεί μία απλή δομή οριζόντιου τύπου.

Ο συγκεκριμένος τύπος οργανογράμματος δεν εξυπηρετεί καταστάσεις σε επιχειρήσεις άνω των τριών ατόμων και είθισται να παρουσιάζονται δομικά προβλήματα στους οργανισμούς, εταιρείες στους οποίους εφαρμόζεται.

ΠΥΡΑΜΙΔΟΕΙΔΕΣ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ

Το πυραμιδοειδές οργανόγραμμα αφορά επιχειρήσεις ή οργανισμούς με επίπεδα εξουσίας και διοίκησης. Χρησιμοποιείται ευρύτατα από μεγάλους οργανισμούς και θεωρείται ίσως η καλύτερη δομή που αφορά τις κατευθύνσεις των εντολών και πώς αυτές διανέμονται εσωτερικά.

Η ανάπτυξη στα πυραμιδοειδή οργανογράμματα, σε αντίθεση με αυτά του αντεστραμμένου δέντρου, γίνονται και οριζόντια και κάθετα. Τα οργανογράμματα αυτού του τύπου μπορούν να κατανέμουν καλύτερα τα επίπεδα ευθυνών και στόχων σε όλο το εύρος τους.

ΚΥΚΛΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ

Πρόκειται για έναν ιδιαίτερο τύπο οργανογράμματος στον οποίο γύρω από μία πηγή αναπτύσσονται περιοχές, τμήματα ή projects τα οποία δεν επικοινωνούν μεταξύ τους, αλλά μόνο με την πηγή. Στα οργανογράμματα αυτού του τύπου, έχουμε απευθείας ανάθεση εντολών και εν συνεχεία την πλήρη διαχείριση τους ανά τμήμα χωρίς άλλη βοηθητική υποστήριξη.

Ο συγκεκριμένος τύπος οργανογράμματος μπορεί να εφαρμοστεί σε μεμονωμένες μόνο περιπτώσεις που η επιχείρηση πιθανώς χρειάζεται μεγαλύτερη ευελιξία με την προϋπόθεση ότι κάθε τμήμα, γύρω από τον πυρήνα, μπορεί να λειτουργήσει ανεξάρτητα.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ = ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ = ΟΡΓΑΝΩΣΗ

Η έννοια της οργανωτικής δομής μίας επιχείρησης περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο αυτή διαχειρίζεται το σύνολο των υλικών και άυλων πόρων που διαθέτει, καθώς και τις γραμμές εργασιών, εντολών, πολιτικών ώστε να πετύχει τους στόχους της.

Η απεικόνιση αυτής της δομής είναι αναγκαία και γίνεται μέσω ενός οργανογράμματος, το οποίο με τη σειρά του παρουσιάζει τις τυπικές σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων, χωρισμένες σε διευθυντικές θέσεις, κλάδους και τμήματα σε όλο το φάσμα της.

Η οργανωτική δομή καθώς και η απεικόνιση της μέσω του οργανογράμματος, ταυτίζονται στην περίπτωση των επιχειρήσεων, με την έννοια της οργάνωσης, δηλαδή τον προσανατολισμό όλων των επιμέρους στοιχείων, υλικών και άυλων, ως προς την επιθυμητή κατάληξη αποτελεσμάτων.

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΗΣΤΕ ΤΩΡΑ